どうも、底辺くんです。
ビジネス上でメール返信が遅い人、速い人がいますよね。特に緊急性が高いメールは、返信が遅いだけでイライラするでしょう。
ただ、1つ言えるのは自分の都合で世界は回っていないので、メール返信が遅くても怒り狂ってはいけません。それぞれの人がそれぞれのペースで生きています。
…といいながらも、ワイもメール返信が遅い人と出くわすとストレスが溜まることがあります。とんでもないエゴイストなので仕方がないね。
そこで当記事では、メール返信が遅い人＝仕事の評価が下がる理由、そして生産性を下げることなく、迅速にメール返信をする方法を解説します。
メール返信が遅いとは何時間後？何日後？
まず、ビジネスの現場ではメール返信が遅いのは何日後とされるのか。
ビジネスでは、通常1日以内。つまり24時間以内に返信します。一般的にどの企業でも個人事業主でも、大抵は1日以内には問い合わせやメールに対して返信をするように徹底しています。
メール返信が遅いと顧客の信頼を失います。だからこそ、メール返信はどの企業も気を付けています。
そのため、24時間経過してもメール返信がない場合は、遅いといえるでしょう。
また、土日や休日、祝日を挟む場合があります。
つまり金曜日にメールを送っても、翌日は土曜日で、休業というケースもありますね。その場合は、週明けの月曜日の午前中にはメール返信をするのが一般的です。
メール送信者と受信者が感じるギャップ
メールのやり取りでは注意が必要です。送る側と受け取る側で認識が変わります。
上でも例として出しましたが、メールのやりとりが土日を挟むとします。
メールを送る側は金曜日に送信してから月曜日まで、かなり長い間、待たされていると感じます。
一方で、受信者は月曜日にそのメールを開封して、本文を読むので、あまり待たせていないと認識してしまいます。
ここに送る側と受け取る側のギャップが生まれます。
メールを送っている側からすれば「金曜日にはメールを送っているのに、返信が遅いな」と率直に感じるでしょう。
また送る側からすれば「今すぐにでも返信してくれ」と緊急性が高い内容でも、受け取る側からすれば「明日返信すればいいか」と軽く考えているケースもあります。
そこでメール1通の重要性のギャップが生じるため、トラブルに発展しやすいのです。
仕事のメール返信が遅い人の特徴とは？
では、仕事においてメール返信が遅い人の特徴を解説します。
まず
- 整理整頓ができない
- 他人の時間を気にしない
- 仕事が忙しい
これらの特徴を持っている可能性があります。机の上がモノで溢れていたり、常に多くの仕事を抱えており、1つ1つの仕事を対処できていない場合もあります。
忙しくてメール返信が出来ないケース
実際にメール返信が遅い人と仕事をしたことがありますが、常に忙しそうでスケジュール帳も書き込まれていました。常に忙しそうに動いている一方で、仕事のミスは多かったのを覚えています。
だからこそ、受け取るメールが多すぎて対処できない可能性もあります。
メールの送り先の相手が普段から忙しい場合は、1日数十通のメールに返信をしなければいけないため、どうしてもメール返信が遅くなるケースがあります。
仕事のメール返信が遅いデメリット
仕事上でメール返信が遅いと、数多くのデメリットがあります。
恐らく予想は付いていると思いますが、メール返信が遅いだけで相手からの印象が悪くなるのは1つ。ただし、それだけではありません。
メール返信が遅いだけで、 自分の私生活や精神状態まで悪影響を及ぼします。
仕事の評価が下がる
まず、メール返信が遅いと仕事での評価が下がるリスクがあります。これは単純で分かりやすいですよね。
メール返信が遅いことで、相手は信頼性が低く、反応が悪い人間と見なします。
なぜなら、メール返信1つが遅れるだけで、プロジェクトやタスクに遅延が生じてしまい、業務に悪影響を及ぼす可能性があるためです。
基本的に人間はエゴイストなんですよ。自分中心に回っていると錯覚します。メール返信が遅いだけで、自分に悪影響を与えていると相手は思い込みます。
そんなわけで、大半の人はメール返信が遅い人に対して「迷惑だな」と感じます。
できる限りタイムリーで迅速にメール返信をすることをおすすめします。
ストレスになる
受信箱にメールが溢れると、ストレスが溜まります。
特に多くの未読メールは、ストレスの原因になります。
朝起きて、受信箱に何百通もの未読メールがあることで、人は不安が爆発することが研究で明らかになっています。
その理由は、ひとつひとつのメールが、自分にメール返信をするように、決断をしろ、と要求してくるからです。
もし、メールを無視しても、彼らの意識に入り込んで悩ませ、大きなストレスを引き起こし、仕事の集中力を引き下げてしまいます。
個人的な感想ではありません。研究結果により明らかになっています。だからこそ、緊急のメールは返信して、不必要なメールは即時ゴミ箱に送ることをおすすめします。
相手からのメール返信も遅くなる
また、ロンドンビジネススクールとコーネル大学の研究によると、メールを受け取る側は、メール返信が速く返ってくるように期待しています。メールが緊急じゃない場合でも。
実際、メール返信のスピードが、メールの受け取り側が期待するよりも遅いと感じるケースは36%もいると結果で明らかになっています。
つまり、通常のスピードで返信しても「遅い」と思われる可能性があります。そう考えた時に、1通のメール返信に2日、3日かかる相手に対して感じるのは「遅い」ではなく「遅すぎる」です。
そんな相手に対して、人は敬意を払いません。返信が遅い相手に対しては、優先順位を下げます。結果的に、相手からのメール返信も遅くなるケースがあります。
ビジネスですぐにメール返信をする方法
メール返信が遅い、だけど多忙すぎて仕方がない。あなたはそんな1人でしょうか？
そんなあなたに向けて、メール返信をすばやく効果的に送り返す方法を教えます。
定型文を使う
定型文を使って、ビジネスメールに素早く返信することをおすすめします。TextExpanderが有名ですね。定型文をセットしておくことで、相手のメールに合わせて、いつでも決まった文章を相手に送ることができます。
メール1通を書く時間と労力を大幅に削減できます。
実際、ワイ自身もメール返信をする時には、定型文を使うようにしています。1日30通メールが届くので、1通を書き上げるのに1分かかるとしても最低30分もかかってしまいます。
TextExpanderを使えば、時間とお金の両方を節約できますよ。1通のメールに10秒以内で返信ができるので。30通メールを返すとしても、5分以内に終わります。
簡潔に書き上げる
メール返信で心がけたいのは「簡潔さ」です。相手のメール内容に対して、メッセージを簡潔に、的を絞って、答えることが重要です。
長文メールは読むだけでも時間がかかります。時間泥棒です。
相手は情報を素早く受け取りたい。長いメールを読みたくてメールを送っている訳ではないですから。長い文章は自己満足です。
電話やチャットをする
迅速な返信が必要なら、メールではなく電話をすることも1つの選択肢です。特に緊急性が高い内容であれば、電話やチャットで素早く返信を受け取るようにしましょう。
メール返信は遅くても、電話なら数秒で答えてくれます。
またLINEやSlackだと、短文のメッセージ形式で送り合う事ができるので、気軽に使えます。
どうしてもメール返信が遅れる場合
メールへの返信は常に迅速に行うことが重要です。しかし、どうしてもメール返信が遅れる場合もあるでしょう。人間ですからね。
メール返信ができない状況に陥った場合は、遅れる理由を正直に伝えましょう。素直に伝えることで、評判や印象を維持することにつながります。
メール返信が遅れた場合でも同じです。予期せぬ事態が発生したことを認めることで、受け取る側にも誠実さを示すことができます。
結局、完璧な人はいません。メール1通の返信が遅れても、その後の対応が良ければ、今後も良好な関係を育むことができます。
メール返信が遅い人間とは仕事をするな
メールの返信は待っても1日。事前に「通常2営業日以内に返信します」や「土日祝日は返信しておりません」と書いてあれば別だけどね。
ワイもメールの返信が遅い相手は、返信が遅いほどイライラするので、取引自体をしないようにしています。
1日何通もメールのやり取りをしていて、緊急性が高いメールもあれば、まったく緊急ではないメールもあるんだけど、特にさっさとメールを返信してほしい案件ほど返ってこないんですよ。
もちろん、1日、2日返ってこないというなら分かる。別にメールを送って数分以内には返信しろ、なんて言わない。でも、3日、4日と返信がない場合は、流石にビジネス上はマズいでしょ。信用は流石に失います。
以前にも別の記事で話したように、人間自体に価値はないです。つまり、誰だって労働力として代替が効く。代わりの人間はいくらでもいます。
そう考えた時に、メールが遅い人間と仕事をするよりも、メール返信が早い人間と仕事をした方がいいよね。
「この人は唯一無二だ。大事な存在だ。だからこの人と仕事をする」っていうのは稀です。世界には74億人いて、ワイもあなたも世界中の人間は代替があります。
メール返信1つで評価は変わります。返信が早いだけで評価も好感度も印象も変わります。
そう考えれば、メール返信は早く返したいね。
忙しいからといって、仕事ができるとは限らない